Le livret d’accueil est le premier document officiel remis à un salarié lors de son embauche dans l’entreprise. Il matérialise effectivement son intégration au sein d’une équipe, au cœur d’une culture. Mais si c’est un outil « sympathique » dans l’esprit des collaborateurs et des services de communication, le livret d’accueil est avant tout un outil de management. En effet, l’objectif non écrit d’un tel outil est de rendre opérationnel, donc productif, le plus vite possible et dans les meilleures conditions le nouvel embauché. Et pour ce faire, il est essentiel de le rendre autonome et surtout de lui donner les « clés » de fonctionnement de la « maison ».
- Facteurs clés de succès d’un livret d’accueil
- Orienté utilisateur.
Il est essentiel que répondre aux questions et doutes d’un nouvel embauché et donc de se mettre à sa place quand il va entrer dans l’entreprise. Quelles seront ses attentes ? Comment va-t-il être accueilli ? Quelles seront ses premières questions ? ... Il convient donc de quitter la structure organisée de l’entreprise et d’enfiler la tenue du nouveau ; en clair, ne pas chercher à coller à l’organisation de l’entreprise dans une plaquette, mais organiser l’information en fonction de la démarche de recherche et des besoins du nouveau.
- Actuel.
Par nature, le livret d’accueil doit être à jour. Il contient sans doute les derniers chiffres clés, la dernière organisation, les organigrammes...
- Actualisable.
Il est donc essentiel qu’il soit conçu en amont comme facile à mettre à jour. Est ce un classeur avec des feuilles volantes ? Est ce un CD Rom si la culture de l’entreprise le permet ? Il n’y a pas une seule bonne solution mais celle qui est cohérente avec votre entreprise.
- Respect de la culture et de l’image.
Le livret d’accueil va sans doute être rapporté par le salarié chez lui. IL est essentiel que la vision qu’il aura de ce document, une fois déconnecté de son univers professionnel soit bien cohérente avec l’image de l’entreprise. Il ne serait pas acceptable que l’environnement familial ou social du salarié lui fassent des commentaires, justes, mais néfastes, sur le « look » du livret et donc le look imaginé de l’entreprise.
Les principales attentes des nouveaux salariés.
Les attentes des salariés qui intègrent une entreprise sont au nombre de 4... dans les grandes lignes.
Les attentes des salariés qui intègrent une entreprise sont au nombre de 4... dans les grandes lignes.
- La culture de l’entreprise et son organisation.
Il est important qu’ils sachent où ils arrivent et comment est organisée la maison.
- Les questions RH
De la paye au développement des compétences, à la progression verticale ou horizontale... tous ces éléments sensibles méritent d’être clarifiés.
- La communication et les usages.
Quels sont les outils de communication à leur disposition, où les trouver ? quelles sont les informations disponibles... autant de questions aussi que va se poser un nouveau.
- Et des questions pratiques.
La cafét’, le parking, les notes de frais... de la règle à l’usage encore une fois, plus les choses sont simplement écrites... moins le nouvel embauché perd du temps, moins il en fait perdre aux autres, et plus il est rassuré.
Un exemple de sommaire (à vous, ensuite, de le modifier suivant les informations de VOTRE société)
Le livret d’accueil présenté ci-dessous n’est pas une baguette magique ! Il n’est pas adapté à toutes les entreprises, mais me semble être complet. C’est la raison pour laquelle je vous le présente ici, à toutes fin utiles.
Partie 1 : A la découverte de votre société
- A - Les fondamentaux
a-1. Vision
a-2. Mission
a-3. Valeurs
a-4. Historique ( les grandes dates)
- B . Implantations et organisation
b-1. Vos responsabilités
b-2. Le site France
- C . Nos produits/services et marchés
c-1. Gamme 1
c-2. Gamme 2
c-3. Gamme 3....
Partie 2 : Votre parcours professionnel...
- A. Les étapes de votre parcours professionnel
a-1. Les entretiens d’appréciation et de développement
a-2. La formation
a-3. La mobilité
- B.Systèmes de rémunération
b-1. Une partie fixe.
b-2. Une partie variable
- C.Votre temps de travail
c-1. Personnel sédentaire groupe 1 à 5.
c-2. Personnel sédentaire groupe 6 à 8b.
c-3. Pour les Délégués à l’Information Médicale
c.4. Réduction du temps de travail, congés et autres absences
- D. Quelques informations RH
d-1. Le guide RH
d-2. La couverture sociale - Prévoyance et mutuelle
d-3. La Médecine du Travail et l’assistante sociale
Partie 3. Une Société qui communique
- A. Les outils de communication interne
a-1. Intranet : rubriques, accès et publications
a-2. Outlook : des règles à respecter
a-3. L’affichage officiel et les annonces personnelles
- B. La communication externe
b-1. Une charte graphique : reflet de notre histoire
b-2. Vers le grand public : une communication règlementée
b-3. Vers les journalistes : la conduite à tenir
Partie 4 : Et au quotidien...
- A.Des services à votre disposition
a-1. L’administration Générale
Sécurité, Maintenance
Le service voyage
Réservation de taxi
Courrier, colis, coursiers
Les fournitures
Destruction des documents confidentiels
a-2. Le MIS : Management Information Service
Sécurité des informations : une responsabilité partagée
Assistance formation
Matériel de prêt pour déplacement ou réunion
b-2. Historique de la société
Une histoire hors du commun
Des batiments à entretenir
Des photos souvenirs
- C.Vos déplacements professionnels et vos notes de frais
c-1. Vos déplacements professionnels
c-2. Vos notes de frais
- Auteur : Muriel Jouas-Duval, mai 2006.
- (Source : http://www.com2crise.com/article.php3?id_article=154)
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