Comment réussir sa présentation powerpoint ?

Beaucoup se sont retrouvés devant leur PC, comme devant une page blanche, pour préparer un powerpoint de présentation (soit de leur société, d'un chantier, d'un nouveau produit/service,...) sans savoir par "où" commencer, "comment" faire, "quoi" dire...

Ci-dessous un exemple à suivre :

Savoir répondre à un e-mail

Rédiger et envoyer un mail, c'est bien. Répondre à un courrier, c'est autre chose. Là s'appliquent quelques conventions.

Quand on fait le compte, 50 % des mails sont en fait des réponses à des mails. Le bouton "Reply" doit ainsi être un des plus usés dans les logiciels de messagerie ! Répondre à un message, c'est facile certes... Encore faut-il respecter quelques règles de bases pour que vos messages restent lisibles et compréhensibles...

Lorsque vous répondez à un message, votre logiciel ou service de mail reprend le texte de votre correspondant, en plaçant un signe distinctif (généralement un ">") au début de chaque paragraphe.

* Première méthode : l'intégrale

Vous pouvez reprendre intégralement le texte de votre correspondant. Dans ce cas, glissez-le à la fin de votre message. Cela évitera au destinataire de devoir actionner la souris pour aller lire votre réponse !

* Deuxième méthode : le saucissonnage

Vous pouvez répondre point par point aux propos de votre correspondant. Vous alternez alors citations et réponses. Un beau saucissonnage ! Prenez garde cependant que l'ensemble reste lisible.

* En général : faites des coupes !

Si le texte de votre correspondant est long, n'hésitez pas à l'alléger.

Si vous êtes un puriste, laissez-y le signe "(…)" ou l'onomatopée "(couic)" à l'endroit de vos coupes. Une règle tacite voudrait que l'ensemble des citations n'excède pas 50 % dans le nouveau message.

Notez qu'Eudora inclut depuis sa version 6 une fonction nommée Content concentrator qui permet de réaliser automatiquement cette opération.

En cas de réponse à un mail envoyé à plusieurs destinataires, faites la différence entre Répondre à l'auteur du message et Répondre à tous les destinataires. Posez-vous pour cela la question : à qui est destiné mon message ?

(Source : http://www.arobase.org/rediger/repondre.htm)

Affecter une priorité à un e-mail

Parfois, vous avez intérêt à indiquer clairement que le message que vous envoyez est important, pour que le destinataire puisse le traiter de façon urgente. À cette fin, vous pouvez accorder à votre courriel une priorité élevée. De même, si vous jugez que votre message est d'importance très relative, vous pouvez lui affecter une priorité faible.

Quelles sont les différentes priorités disponibles ?

Un e-mail peut se voir attribuer 5 niveaux de priorité (priority en anglais) :

• Maximale ou Urgent (highest)
• Haute (high)
• Normale (normal)
• Basse ou faible (low)
• Minimale (lowest)

Dans certains logiciels de messagerie (comme Windows Live Mail et Outlook Express) ou certains webmails (Hotmail), seuls 3 niveaux sont proposés :

• Haute (high)
• Normale (normal)
• Basse ou faible (low)

Par défaut, lors de la rédaction des nouveaux messages, la priorité est fixée à Normale.

Vos questions

• Attribuer la priorité maximale à un message le fait-il arriver plus vite ?
  La priorité est une information à l'intention du destinataire, qui indique l'urgence du message. Elle n'a aucune influence sur la vitesse d'acheminement du courrier.
  
  
• A quoi donc sert la priorité ?
  La priorité sert avant tout à attirer l'attention du destinataire, en distinguant le message dans la boîte de réception par une couleur différente ou un petit drapeau. Certains destinataires peuvent également mettre en oeuvre des règles de messages spécifiques utilisant le critère Priorité, pour par exemple recevoir sur leur téléphone mobile uniquement les e-mails taggés urgents.
  
  
• La priorité est-elle standardisée ?
  Aussi curieux que cela puisse paraître, aucune RFC ne définit le champ X-Priority: , celui qui dans les en-têtes des courriers indique la priorité des messages. La priorité n'est donc pas standardisée, même si elle est couramment utilisée.

(Source : http://www.arobase.org/rediger/priorite.htm)

Formuler le sujet d'un e-mail

Il indique à vos correspondants la teneur de votre courrier : efforcez vous de rédiger correctement le champ SUJET (ou OBJET) de votre message électronique. Nous vous avons défini 5 règles à respecter. Mais n'oubliez pas la première de toute : ne laissez pas le champ SUJET vide ! 

Rédiger des sujets explicites

Adaptez le champ SUJET aux propos que vous tenez dans le corps du message. C’est un moyen pour votre correspondant de se faire une idée de la teneur de votre message. Cela lui permettra de le distinguer par exemple des courriers publicitaires et de le mettre de côté pour le le lire plus tard, s’il a quelque chose de plus urgent à faire.

Privilégier les sujets courts

Le sujet doit être bref car de nombreux logiciels tronquent les sujets trop longs. On considère que 30 caractères est à peu près le maximum pour la longueur d'un sujet. C'est largement suffisant.

Faire référence au message auquel on répond

Si vous répondez à un e-mail, votre sujet est généralement tout trouvé : vous devez reprendre le sujet du message auquel vous répondez et le faire précéder de "Re:" ou "RE:" (pour Regarding, dans la langue de Shakespeare, ou Réponse, par chez nous). Généralement, cela se fait automatiquement en utilisant la fonction Reply. Si votre programme de courrier ne le fait pas automatiquement, faites-le à la main.

Subject: Re: Invitation pour mercredi
Désolé, je ne suis pas libre.

Si besoin, mentionner l'importance du courrier

Si votre courrier n’est pas urgent et n'exige pas de réponse, faites précéder le sujet de " FYI: " (For Your Information : pour votre information).

Subject: FYI: y’a des gâteaux dans mon bureau

Pour les messages important, vous pouvez faire précéder le sujet de la mention " URGENT: ". C’est assez efficace, en particulier si votre correspondant reçoit beaucoup d'e-mail.

Subject: URGENT: demande en mariage

Rédiger des sujets significatifs !

J’ai déjà vu un message posté dans le forum de discussion fr.network.internet dont le sujet était "network-internet" !. Ca ne fait pas beaucoup avancer le schmilblick. Soyez précis ! Et surtout évitez aussi les sujets tarte à la crème, genre "question" ou "information".

Au lieu de 

Subject : question
Raymonde, voulez-vous m’épouser ?

préférez donc Subject : demande en mariage

Raymonde, voulez-vous m’épouser ?

(Source : http://www.arobase.org/rediger/sujet.htm)

Concevoir la signature d'un e-mail

Elle sert à vous présenter et à fournir vos coordonnées, à faire de la pub pour votre site ou à mettre une petite touche sympathique à la fin de vos mails : la signature est le message qui apparaît au bas de chacun des courriers électroniques que vous envoyez. On y retrouve généralement les informations contenues habituellement dans un papier entête.

Les règles d'or pour bien concevoir sa signature

• La signature professionnelle

Une signature professionnelle se doit d'être sobre.

Pour être efficace, vous avez tout intérêt à faire court :
- pas plus de 4 lignes
- pas plus de 70 caractères par ligne (au delà, vous vous exposez à des retours à la ligne malvenus)
- mettez votre nom, éventuellement votre fonction, le nom de votre société, l'adresse de son site Web, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Pas besoin d'en mettre plus.

    Exemple :
    Robert Bidochon
    Représentant de la société Bidule
    http://www.bidule.fr
    Tel. 01 01 01 01 01 / Fax 01 01 01 01 02
    Mob. : 06 01 01 01 01


• La signature personnelle

La signature personnelle impose moins de contrainte. Vous pouvez vous lâcher un peu, inclure par exemple une citation, un dessin et changer automatiquement de signature à chaque nouveau message (si vous envoyez vos messages à partir d'un logiciel de messagerie).

Côté informations pratiques, n'oubliez pas de faire figurer :
- vos numéros de téléphone
- votre adresse Windows Live / MSN
- votre identifiant FaceBook
- l'adresse de votre site Web, de votre album photo en ligne, de votre page MySpace ou de votre blog personnel

La séparation entre le texte de l'e-mail ET la signature

Votre logiciel de messagerie se charge normalement d'insérer automatiquement une séparation entre le texte principal de l'e-mail et la signature. Cette séparation est standardisée : il s'agit de la chaîne de caractère "-- " (2 tirets suivi d'une espace).

Ce séparateur permet aux logiciels de détecter automatiquement la signature dans le corps de l'e-mail : ils peuvent alors l'afficher dans une autre couleur, ou, lors d'une réponse, supprimer automatiquement cette signature du texte original cité.

Certains logiciels ne placent cependant pas automatiquement ce séparateur entre le texte et le sognature. Vous devrez alors le placer au tout début de votre signature.
Pour aller plus loin...

    * Vous désirez mettre en forme (couleurs, gras, italique) votre signature et y insérer des liens et des images ?
      Consultez la page Créer une signature HTML.

    * Vous voulez changer automatiquement de signature à chaque nouveau mail ?
      Installez un logiciel de permutation de signature.

    * Vous voulez signer vos courriers électroniques à la main ?
      Signature-mail permet d'ajouter une signature manuscrite à la fin de ses messages. Pour utiliser ce service, gratuit pour le moment, il suffit d'imprimer un formulaire sur le site, et de le télécopier à un numéro gratuit. En moins d'une minute, le document est prêt à être téléchargé et installé sur le logiciel de courrier.
      Notez qu'une fonction de signature manuscrite est incluse par défaut dans IncrediMail (voir l'astuce correspondante sur Incredissimo).

(Source : http://www.arobase.org/rediger/signature.htm)

Comment améliorer son organisation et gagner du temps ?

10 conseils pour améliorer son organisation et gagner du temps !

1 - Faites des listes !
Notez tout, et ne faites pas uniquement confiance à votre mémoire. Je vous conseille d’utiliser 3 listes : Sur une feuille A4 : Tout ce qu’il y a faire sur le long terme Sur un post-it grand format : toutes les tâches de la semaine ou du mois. Sur un mini post-it : les tâches du jours à accomplir (par ordre d’importance). Chaque soir vous faites un point sur ce que vous avez accompli, ce qu’il reste à faire en barrant les activités réalisées sur les listes.