Vade-Mecum : Concevoir votre stand dans les règles de l'art

Vous avez décidé de participer à notre manifestation......

Mais pour bien la réussir,

lisez ce document !

Ce Vade-Mecum a pour objectif de vous rappeler quelques règles simples pour la conception, la réalisation et le montage de votre stand, et de vous permettre d'anticiper, de planifier, et d'informer tous ceux qui participeront à sa réalisation.

Définissez clairement vos objectifs

Votre stand en sera amélioré :

     Sa finalité : Qui sont les visiteurs que vous attendez ? Quels messages voulez-vous leur faire passer ? Que voulez-vous obtenir de leur visite ?

    Ses fonctions : Interpeller, accueillir, faciliter la découverte, appui à l'argumentation, accélérer la conclusion ? Vos objectifs sont, bien sûr, de communiquer et de vendre ; pour les atteindre, vous préparez des actions destinées à :

  faire venir jusqu'à votre stand les visiteurs et clients potentiels (communication et invitations)

   assurer la qualité de l'accueil et de l'animation de votre stand (sélection et entraînement du personnel)

Votre stand sera, pendant le salon, le « Terrain de jeux » de votre action commerciale.... Mais son installation est un véritable chantier, qui devra être construit en quelques jours seulement.

1 Prenez en compte les contraintes spécifiques des foires et salons.

L'équipe de projet que nous vous recommandons de constituer devra minimiser l'effet des diverses contraintes (horaires, règlements, sécurité, etc…) qui concernent toute la filière de l'exposition (vous et votre personnel, votre installateur et son équipe, vos différents sous-traitants, etc.). Pour cela, elle devra savoir : ANTICIPER, PLANIFIER, INFORMER

Ces contraintes auxquelles vous allez être confronté se retrouvent dans tous les métiers de chantier. Mais le caractère temporaire de la manifestation les démultiplie et les répercute en cascade sur toute la chaîne des sous-traitants.

     les horaires : des délais sans commune mesure avec les autres chantiers (imaginez de monter en quelques jours l'équivalent d'une villa !), et qui se réduisent du fait de la surcharge du calendrier. La généralisation des 35 heures augmente les besoins en personnel et impose de prévoir à l'avance les dépassements d'horaires (annualisation).

     le personnel : la réglementation (hygiène, sécurité du travail) est de plus en plus stricte. Il faut veiller aux exigences légitimes (confort, sécurité, reconnaissance) d'un personnel qui devient, comme dans les autres métiers de chantier, plus difficile à recruter.

     la logistique : la réglementation des temps de travail et de conduite (véhicules et engins de levage), la limitation des transports le week-end, la gestion des flux d'accès sur les parcs, (tout le monde voulant arriver en même temps) entraînent,

    la plupart du temps, l'attribution de créneaux horaires et l'augmentation des temps d'attente (comme dans la grande distribution).

    la sécurité des biens : dans le contexte d'insécurité croissante, la gestion de la sécurité se professionnalise : gardiennage plus rigoureux, équipes volantes de sécurité, limitation des ouvertures (lieux et horaires) et contrôle d'accès généralisés (badges).

    la sécurité du travail : sur le chantier, le port des équipements de sécurité s'impose, (même pour les poseurs de moquette) ; les travaux en hauteur sont de plus en plus encadrés (même le travail à l'échelle) : le chantier n'est pas un lieu de promenade.

2. Choisissez vos prestataires selon vos critères d'efficacité :

Ces critères de choix s'appliquent aux installateurs, mais aussi aux autres prestataires : hôtesses, maquettistes, traiteurs, animateurs, formateurs, traitement de fichiers, transporteurs....

Prenez en compte :

    leur capacité à comprendre vos objectifs de communication et à intégrer vos contraintes pour les traduire concrètement à travers le stand (quoi ?)

    leur capacité à réaliser effectivement ce qu'ils proposent (créatifs pragmatiques), avec leurs moyens (techniques et humains) et ceux de leurs sous-traitants. Ils le prouvent en présentant leur démarche et leurs moyens (comment ?)

     leur capacité à faire preuve de rigueur concernant la planification et de l'échange d'information, dans laquelle ils vous impliquent, et qui vous garantit des conditions optimales d'installation (quand ?).

Soyez d'autant plus vigilants que vos partenaires ne sont pas toujours familiers des salons et de leurs contraintes spécifiques.

3. Préparez votre cahier des charges pour la conception du stand.

Le prestataire devra alors intégrer vos objectifs et vos contraintes :

-    Le salon lui-même ; dates, lieux, organisateurs, règlement général ; 

-    Votre stratégie de vente et de communication, vos cibles visiteurs ;

-   Le thème général et l'ambiance que vous souhaitez donner ;

-   La charte graphique, ainsi que vos impératifs de communication ;

-   La surface au sol : plan, détail des piliers et arrivées des fluides ;

-   La répartition des surfaces selon les fonctions du stand ;

-   Les contraintes de montage et de démontage : plans, horaires, accès, sécurité, badges ;

-   Les interlocuteurs (autres prestataires, organisateurs, parcs et centres d'exposition) ;

-   Les règles prévues pour la planification et l'ordonnancement.

4. Pour la réussite de votre stand : anticipez, planifiez, informez.

Anticipez

-   Constituez rapidement votre équipe de projet.

-   Étudiez précisément le dossier technique et les règlements.

-   Impliquez vos prestataires en amont, demandez-leur créativité et pragmatisme.

-   Vérifiez systématiquement la conformité des propositions avec le règlement du salon et les normes en vigueur (sécurité, hygiène, droit du travail, esthétique,...).

-   Recensez tout ce qui demande la mise en œuvre de moyens spéciaux (levage, manutention, élinguage, source d'énergie), l'organisateur vous y aidera.

Planifiez

- Déléguez effectivement chaque tâche à un responsable.

- Évaluez le délai de chacune des tâches, (internes ou sous-traitées).

- Déterminez l'ordre d'enchaînement et les cas de simultanéités.

- Utiliser une représentation graphique (diagramme de Gantt).

Informez

-    Identifiez les interlocuteurs responsables parmi les partenaires de la filière (organisateurs, prestataires, parcs).

-   Définissez avec eux les informations à échanger (nature, délais, modalités).

-   Développez le réflexe (bilatéral) d'informer et d'accuser réception.

-   Soyez réactifs (e-mail) mais gardez des traces de l'information échangée.

Ainsi, à l'ouverture, vous êtes prêt, disponible et motivé,

pour communiquer, vendre et.... assurer votre retour sur investissement.